+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как часто нужно проводить экспертизу ценности кадровых докментов

Активировать демодоступ. Скоро наступит время проведения экспертизы ценности документов, а в нашей организации до сих пор отсутствует Положение об экспертной комиссии, хотя мы ежегодно готовим и передаем документы в архив. Можно ли все-таки обойтись без этого документа? Если нет, то по какому принципу он должен разрабатываться?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.

Как провести экспертизу ценности документов?

Кадровое делопроизводство", , N В практике деятельности любого предприятия из года в год формируется огромный массив документации, требующий проведения оценки ее содержания с точки зрения будущего применения. Рано или поздно руководство приходит к необходимости проведения экспертизы ценности документации, особенно той ее части, которая напрямую затрагивает права и законные интересы граждан.

В статье идет речь о том, как грамотно следует организовать и провести экспертизу ценности документации по личному составу. Экспертиза ценности документов - неотъемлемая часть работы по делопроизводству, ведь в ходе экспертизы изучается каждый документ на основании критериев его ценности в целях определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение.

Словарь кадрового делопроизводства. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Так, Основные правила работы архивов организации одобрены Решением Коллегии Росархива от К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события явления , отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние. Экспертизу ценности документов должна предварять организационная работа.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:. Деятельность по проведению экспертизы ценности документов лучше всего начать с изучения нормативно-правовой базы.

Однако любой законодательный акт дает лишь ориентиры, на которые следует опираться. Для учета нюансов, особенностей подобной работы в рамках предприятия целесообразно разработать локальный нормативный акт, пример которого мы рассмотрим ниже. Следует определить оптимальное время для проведения экспертизы ценности документов в организации.

Так, чаще всего экспертиза ценности проводится:. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в архив создается экспертная комиссия.

Причем для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная экспертная комиссия, состоящая из специалистов по этой документации. Если ваше предприятие имеет разветвленную организационную структуру, то можно создать в головной управляющей компании центральную экспертную комиссию плюс - создать экспертные комиссии "на местах", в регионах.

Важный вопрос - кого включить в состав экспертной комиссии? Полагаем, что в нее должны войти сотрудники, сведущие в вопросах делопроизводства. Причем если речь идет о документах по личному составу, то большую часть комиссии должны составлять лица, хорошо разбирающиеся именно в кадровом делопроизводстве.

Если таких специалистов недостаточно, то всегда имеется возможность пригласить к участию внешних экспертов, специалистов из сторонних компаний. Среди членов комиссии избирается председатель и его заместитель. Председателем центральной экспертной комиссии назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Председателем региональной экспертной комиссии можно назначить руководителя службы, в чьем ведении находятся вопросы делопроизводства.

Также целесообразно определить лицо, которое будет вести протоколы заседаний, внутреннюю переписку и т. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. Также не должны находиться в стороне от дел работники службы документационного обеспечения управления, специалисты кадровой службы. Нередко в состав центральной экспертной комиссии включают представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

До начала деятельности комиссии важно определить ее назначение, функции, основные задачи, которые она призвана решать. Порядок работы новой службы, процедуры, периодичность проведения мероприятий и их продолжительность можно зафиксировать в локальном нормативном акте. Поскольку работу в экспертной комиссии сотрудники будут совмещать со своей основной деятельностью, то для регламентации их занятости вырабатывается план работы на квартал, полгода, год.

Вместе с тем заседания не должны проходить редко: рекомендуется их проводить в периодичностью хотя бы два раза в год. Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы. Однако ни один план не может предусмотреть и заседания, проводимые по мере необходимости. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.

Во избежание рабочих конфликтов следует определить порядок голосования и принятия решений членами комиссии. Поскольку экспертные комиссии являются совещательными органами, то их решения утверждаются руководителями организации. То есть решения, принятые экспертной комиссией, вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы экспертной комиссии, содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

Экспертиза ценности документов должна осуществляться ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

На некоторых документах потребуется проставить специальную отметку, предупреждающую о необходимости согласования их с экспертно-проверочной комиссией архивной службой, куда в перспективе будут сданы документы. Для этого можно использовать штамп "ЭПК". Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Кроме того, дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Если на предприятии внедрен электронный документооборот, то требуется увеличить трудовые и временные затраты вдвое, ведь экспертиза ценности электронного документа имеет значительные особенности. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности, которая проводится экспертной комиссией организации. На первом этапе экспертизы архивная служба совместно с делопроизводителями и службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.

В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации. Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота завершенность документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.

Сопроводительная документация электронного документооборота должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания аннотация , электронный формат, физическая и логическая структура для баз данных, сайтов и т. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.

Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке. Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается с этим архивом. Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру - Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер.

При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения единицы учета ставится штамп "Выбыло". Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом единицей хранения самостоятельного номера.

Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения цифрами и в круглых скобках - прописью , первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.

Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом. Если опись состоит из нескольких томов частей , в конце каждого тома части составляется как итоговая запись к соответствующему тому части , так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом.

К последнему тому части составляется общая итоговая запись ко всей описи ко всем томам. Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел постоянного хранения организации, утверждения на экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации по личному составу с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Сдаточным описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей.

Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса "сп" то есть структурное подразделение и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись. При наличии двух и более описей в архиве организации ведется реестр описей.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

После формирования описей экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу включая описи дел электронного документооборота. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно.

Одобренные экспертной комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с 5-летним сроком хранения в г.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период; акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией учреждения государственной архивной службы.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документа — это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение. Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Негосударственные организации часто опираются на сроки исковой давности. Нормативная база проведения экспертизы ценности документов в вузе iНе можете найти то, что вам нужно? .. Кошелева Е. Я. Новый перечень документов со сроками хранения // Кадровые решения: сетевой журнал.

Экспертиза ценности кадровых документов

Активировать демодоступ. С необходимостью уничтожения документов с истекшими сроками сталкивается каждая организация. В данной статье рассмотрим, как правильно проводить экспертизу ценности документов перед их уничтожением. Уничтожение документов — является одним из важнейших элементов функционирования документооборота в организации. Вместе с тем проведение уничтожения невозможно без предварительной экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов организации рекомендуется формировать целую группу, которая будет заниматься данной экспертизой. Именно поэтому так важно, создание целой комиссии, которая тщательно осмотрит все бумаги и сделает выводы об их ценности. Экспертиза ценности документов.

Вы точно человек?

Данная работа ведется в организации постоянно и заключается в изучении документов с целью установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов согласно нормативно-методическим требованиям проводится поэтапно:. Для человека несведущего в архивном деле все вышесказанное может показаться довольно неподъемным занятием. На самом деле справиться с поставленной задачей не так уж и сложно.

Экспертиза ценности документов — это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации.

Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

Кадровое делопроизводство", , N В практике деятельности любого предприятия из года в год формируется огромный массив документации, требующий проведения оценки ее содержания с точки зрения будущего применения. Рано или поздно руководство приходит к необходимости проведения экспертизы ценности документации, особенно той ее части, которая напрямую затрагивает права и законные интересы граждан. В статье идет речь о том, как грамотно следует организовать и провести экспертизу ценности документации по личному составу. Экспертиза ценности документов - неотъемлемая часть работы по делопроизводству, ведь в ходе экспертизы изучается каждый документ на основании критериев его ценности в целях определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение. Словарь кадрового делопроизводства.

Экспертиза ценности документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Е сли в организации создается архив, это означает, что очень скоро начальника отдела кадров или директора по персоналу пригласят в экспертную комиссию — специальный совещательный орган при генеральном директоре. Что это за комиссия, каковы ее цели и задачи, на основании каких документов она действует и что, собственно, ждут делопроизводители от главного кадровика компании, рассказывается в этой статье. Экспертная комиссия ЭК в организации создается для проведения экспертизы ценности документов п. Это совещательный орган при руководителе организации, он создается приказом и действует на основании положения. Проще говоря, экспертная комиссия работает в компании для того, чтобы в ней, во-первых, не хранились ненужные документы, а во-вторых, не были случайно уничтожены нужные. Как и всякая комиссия, экспертная имеет председателя, секретаря и несколько других участников.

Негосударственные организации часто опираются на сроки исковой давности. Нормативная база проведения экспертизы ценности документов в вузе iНе можете найти то, что вам нужно? .. Кошелева Е. Я. Новый перечень документов со сроками хранения // Кадровые решения: сетевой журнал.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Оформляем кадровый архив"
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Аполлинария

    ДРОВА МОЖНО СОБИРАТЬ? И